经济危机下如何降低IT运维成本

摘要：众所周知，信息化管理成本一直居高不下，这成为了很多CIO的心病。长久以往，就让他们有一种“谈费色变”的心理。其实，CIO要控制信息化成本的支出也不是不可能，主要在于我们肯不肯

关键词：IT投资

众所周知，信息化管理成本一直居高不下，这成为了很多CIO的心病。长久以往，就让他们有一种“谈费色变”的心理。其实，CIO要控制信息化成本的支出也不是不可能，主要在于我们肯不肯去做。下面笔者就谈谈自己在这方面的一些尝试，或许能够对大家有所帮助。

一、 严格限制使用彩色打印。

因为我公司经常需要打印彩色文件给客户，如产品的图片，设计图纸等等。所以，在购买打印机的时候，购买了一台彩色的网络打印机，如此的话，设计部门、销售部门、质量部门等等都可以打印彩色的文件给客户。但是，现在发现一个问题，就是彩色的墨粉特别的费，一年的话，彩色墨粉平均需要六组，也就是说，两个月需要一组。经过调查发现，原来很多人在打印文件的时候，即使不需要彩色的，他们在打印的时候也不会去设置需要的黑白的模式，直接按打印按钮。经过一段时间的调研，发现所打印的彩色文件，只有10%左右的真正需要彩色的，而其他打印文件对于彩色的要求都是可有可无的。

我们企业采用的是HP的彩色网络打印机，购买的彩色墨粉橘红、黄色、蓝色一组的话，估计要1500元左右，现在一年光彩色粉就需要9000左右。若能够控制彩色打印，则一年下来，也可以省下不少的钱。为了严格控制彩色打印，我在管理方面做了一些尝试。

首先是通过管理制度控制彩色文件的打印。在信息化管理制度上，严格规定只有在必要的情况下才能够打印彩色文件。默认情况下，在打印文件时，都必须选择灰色打印模式。但是，可惜的是，光从制度上很难控制员工的打印行为。很多员工认为每次打印配置麻烦，不原意这么做。最后，这个制度的效果一般般，没有起到很明显的效果。

其次，我就让网络管理员在打印机中装入空的彩色粉盒。当用户需要打印的时候，就告诉网络管理员，让他们去安装彩色粉盒。如此的话，在一般情况下，只能够打印黑白文件。彩色墨盒为空并不影响黑白文件的打印。这个手段执行了一段时间之后，效果是不错，但是，就是操作起来比较麻烦。有时候网络管理员不再座位上的话，还会引起员工的抱怨。而且，有时候，员工彩色文件打印完毕后，网络管理员没有及时更换空的彩色粉盒，仍然造成浪费。再说，频繁的更换粉盒，对于打印机与粉盒来说，都会有一定程度的损害。这个方法执行了一段时间之后，由于有以上的种种缺点，最后还是以失败告终了。

最后，我采用了一个比较笨的方法。就在设计部门、销售部门中，各在一台电脑中装了彩色打印机的驱动程序。也就是说，现在只有这两个部门的两台电脑可以打印彩色文件。而其他电脑都只能打印黑色资料。当他们需要打印彩色文件的时候，必须把资料通过“共享”或者“邮件”的方式传送给他们可以打印彩色文件的员工，然后有他们进行打印。如此的话，一些员工出于传送的麻烦，所以，在没有充分必要的情况下，都不会打印彩色文件。这虽然给员工的工作带来了一定的麻烦，却起到了很好的效果。后来，我进一步改善这个方法，在这台网络打印机旁边放了一台旧电脑，上面设置一个共享文件夹。当用户需要打印某个彩色文件的时候，只要把文件复制到这台电脑上，然后通过这台电脑进行打印。如此的话，就可以避免打捞其他员工的正常工作。采取这种控制措施以来，现在一年下来，基本上只需要一组彩色粉盒即可。而原来则需要六组，整整省下了五组，大概节省了七千多元钱。

可见，由于彩色粉盒的昂贵，特别是激光打印机的彩色粉盒。所以，若能够控制彩色文件的打印，则可以很明显的减少彩色粉盒上面的支出，从而消减企业信息化管理的成本。

二、 按部门来计算信息化成本的支出，实现包干到户。

我们都知道，若吃大锅饭的话，则浪费现象会比较严重。相反，若能够包干到户的话，则可以明显减少成本的支出。这个道理，不仅在企业管理中有效，在信息化管理中，也是有效的。

我们企业在刚开始信息化方面设计的时候，就是这种大锅饭的设计思路，结果导致信息化管理成本居高不下，造成了很多的不必要的浪费。如在打印方面，由于我们采用的是网络打印机，多个部门共用一台打印机，如此的话，大家就觉得，反正不是我的，我想怎么打就怎么打。结果经过调查发现，很多员工都随意打印文件，有的甚至在打印小说。这就使得企业的打印机支出一直保持在高位。不仅打印机如此，其他方面，也是如此。如一个鼠标，可能有点不怎么灵活，但是仍然不影响正常办公。但是员工认为这不是自己出钱，就向信息部门索要新的鼠标等等。类似吃大锅饭的情形还有很多。

由于信息化成本没有包干到户，没有最终统计到员工个人身上，这就导致了在信息化管理过程中，造成了很多浪费的现象。我与企业财务总监商量过之后，准备执行包干到户的政策，把信息化管理方面的部分支出，也计入到部门的费用控制上面。想通过这种方法，看看能否把企业高昂的信息化管理成本降下去。

在网络打印机上，我为每个员工都设置了一个用户名，如此的话，打印机就会自动统计员工到底打印了几页纸，然后把发生的打印机支出每月分摊到各个员工身上。在一些电脑配件的采购上，采购成本的支出也计入到员工身上。争取把每一项信息化管理来方面的支出，都能够直接找到对应的人来承担。而部门的费用支出又直接跟部门的考核相关，跟员工的绩效考核奖金挂钩。这么操作的话，员工在一定程度上，就会控制自己在信息化管理上的支出。如这种制度执行一段时间后，很少有人利用公司的打印机打印小说;一些办公设备，如鼠标，也要等的影响到工作了的时候，他们才向信息化部门提出更换的要求。

半年后，经过财务部门的统计发现，由于采取了包干到户的管理政策，信息化管理成本明显下降。如打印机的支出、A4纸的用量、鼠标键盘等的采购、信息化设备的返修率等等，都有了明显的降低。虽然可能这些费用不是很高，但是积少成多，半年下来，也可以节省好几千元钱。

三、 控制电话费的支出。

笔者在实际工作中，电话费的管理控制让我头疼不已。不开通市话的话，大家都说工作不方便;而开通市话的话，则电话费用就好象竹子，节节高。在电话费用的控制上，笔者也采取了很多的方法，但是，一直取不到很好的效果。下面笔者把自己采用的控制方法跟大家说说。

一是市话允许、国内长途限制、国外长途禁止的策略。为了一些正常办公的需要，一般市话都是允许的。国内长途的话，有部门的限制，如仓库、生产等部门就不能够拨打国内长途与国际长途，而只能够拨打市话。国外长途的话，则只允许销售部门与出货检验部分可以打。通过如此控制，最大限度的减少长途费用的支出。

二是通过通话时间长度限制。在实际工作中，笔者发现有些员工喜欢利用公司的电话跟情人或者朋友煲电话粥。这不仅导致电话费用支出庞大，而且也影响了正常的办公。所以公司规定，打电话要长话短说，一般的话，不允许超过五分钟。当超过五分钟的话，每过一分钟，电话就会自动提醒一次。

三是给公司员工开通虚拟网，费用有公司承担。如此的话，让公司员工之间的沟通，除了可以利用免费的公司内部固定电话内网号码之外，还可以使用虚拟网。这么做的话，也可以节省一笔不小的开支。因为笔者发现，有些员工员工更喜欢打对方手机，而不是固定电话，特别是当对方经常不在座位上时。所以，为员工开通企业虚拟网的话，则可以很大程度上减少电话费的支出。

四是不要给每个员工开通一个号码，也就是说，最好三、四位员工共用一个外线号码。如此的话，虽然可能给办公造成一定的影响，但是，确可以有效避免员工煲电话粥的现象。当员工看到别人在等着电话用，自然而然会养成长话短说的习惯。而且，如此的话，员工之间也会相互监督。

五是把部门的电话费用，也归入到部门费用控制中去。然后跟部门考核、员工的绩效考核奖金挂钩。这也可以在一定程度上，降低电话费用的支出。

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